Beepquest 5 Pasos para estandarizar procesos
Estandarizar procesos
La estandarización es la mejor forma de tener el mismo control en cualquiera de tus unidades, y que estas a su vez, puedan llegar a resolver un problema de forma individual después de haber podido unificar procedimientos. De igual forma, esta solución puede ser tomada en cuenta para aplicarla a su similares y así evitar problemas futuros. Este método puede llegar a tener muchas más ventajas si se conoce la forma adecuada de hacerlo. Es por eso que aquí te presentamos los 5 pasos para estandarizar procesos.
Estandarizar es una solución
Una empresa con unidades estandarizadas puede prever muchos problemas y saber cómo reaccionar ante situaciones imprevistas, lo que ayuda en la reducción de costos al tratar de dar soluciones poco planeadas y así lograr una mejora continua en la entrega de productos o servicios que actualmente se hace. Para lograrlo, es importante cumplir algunos puntos.
Comencemos a estandarizar
1. El Primer paso: Una buena forma de comenzar con esto, es conocer a fondo la empresa y las sucursales, independientemente del funcionamiento o forma de operar que se tenga actualmente, es necesario una introspectiva para conocer lo que se está haciendo, los problemas que ha habido, las soluciones que se le dieron y si ha ido evolucionando paulatinamente.
2. Mirada hacia el futuro: Ya que se conoce realmente la situación en la que nos encontramos, es necesario tener una meta clara a la que queremos llegar. Para esto debemos considerar capacitaciones del personal, certificaciones otorgadas por terceros, softwares de apoyo, y todas las herramientas posibles que nos lleven a una completa automatización si queremos que la empresa sea reconocida como innovadora a través de estandarizar todas las sucursales. Tal como lo menciona Addictware en su artículo de “La hiperautomatización para crear organizaciones más ágiles y productivas”.
Cuando la estandarización está en marcha
3. Dejarnos guiar: Por sencillo y simple que parezca, escuchar a nuestros clientes se vuelve una opción bastante útil. Independientemente de la preferencia que tenga uno de nuestros consumidores al momento de adquirir nuestro producto o servicio, podrá contar la buena o mala experiencia que haya tenido en cualquier unidad, de esta forma no solo se podría enriquecer el origen al tener una mejora continua o arreglar algún procedimiento, sino que al compartirlo, estará presentando un procedimiento de estandarización.
4. Lleva una documentación y un checklist: El uso de un listado de tareas por hacer, será benéfico para no pasar por alto algún proceso a estandarizar, este además de que nos sirve como recordatorio para lo que debemos hacer, funcionará también para ver el avance que se ha logrado. Por otro lado, el documentar los procesos que se hagan, servirá de guía y apoyo constante dentro de las unidades, pero estos deberán actualizarse constantemente ya que se debe trabajar sobre un modelo de mejora continua.
5. No detenerse: Lo que se busca al estandarizar procesos son los resultados positivos, pero al alcanzarlos no se significa que haya terminado o se deba dar por concluido nuestra labor, esto solo ha sido un logro y aunque importante, no deberá ser el único. Por eso, hay que estar constantemente actualizado con nuestro entorno general, con las nuevas tendencias y herramientas que podamos ocupar y sobre todo, seguir presentando nuevos productos y/o servicios a nuestros clientes que satisfagan sus necesidades y les genere un sentido de lealtad a la marca.
No quedarnos con una sola alternativa.
Estos pasos para estandarizar procesos, son solo algunos elementales que se pueden aplicar a cualquier compañía, pero hay más recursos que se podrían ocupar, como las “10 prácticas de productividad y calidad” que compartimos anteriormente y que también se pueden aplicar.
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