Beepquest Diferencias entre Accountability y Compliance en los procesos de Negocio
Las empresas que no tienen estructuras Accountable con sus procesos de negocio y no son Compliant con la ley y con las certificaciones requeridas, pueden generar pérdidas invisibles al ojo humano reflejadas en fugas de dinero, multas, sobre presupuestación y malas ejecuciones de los presupuestos operativos.
Para poder mejorar continuamente nuestros procesos, debemos entender primero cuales son las principales causas que hacen que nuestras áreas operativas generen estas pérdidas de dinero.
ES DECIR, ENTENDER A PROFUNDIDAD QUE SIGNIFICA SER «COMPLIANT» Y QUE SIGNIFICA SER «ACCOUNTABLE» EN NUESTRA OPERACIÓN.
Entender la diferencia entre accountability y comppliance
La diferencia principal es que Accountability es referente a la ejecución de estándares definidos para cumplir con los objetivos de los procesos de negocio estratégicos de una compañía. Compliance es referente a la ejecución de los estándares dictaminados por leyes y certificaciones de una industria que harán que una empresa opere dentro de un marco legal.
Manual operativo
Lo primer que se debe definir como área operativa en la misión de generar Accountability es un Manual Operativo. Este es un ejercicio que le dará una “forma absoluta” a la operación y permitirá en un futuro desplegar unidades con facilidad, en este manual operativo:
- Se deben definir los estándares sobre los que van a operar los procesos de negocio. Sin importar que tipo de proceso de negocio estamos implementando en nuestro manual, debemos pensar en los estándares como “un carril” que definimos para que los procesos de negocio se ejecuten sobre una línea aceptable con respecto a nuestros parámetros.
- Se deben definir proyecciones (ahorros operativos principalmente) que beneficiarán a la operación de la empresa en caso de que los procesos vayan por dentro de sus carriles, es decir que operen estandarizadamente.
Desplegar las unidades
Una vez tengo el manual operativo, el siguiente paso en nuestra aventura para que nuestra operación sea Accountable es Desplegar las Unidades. Cuando despliego las unidades, lo que estoy haciendo es que mi operación distribuida se replica en diferentes zonas geográficas y cada una de ellas se crea y opera respetando los estándares definidos en el manual operativo y por lo tanto, en promedio las proyecciones de ahorros operativos se van a cumplir. Debo entender que tanto en la creación como en la puesta en marcha de estas, debo seguir paso a paso el manual operativo para hacer una fundación clara de lo que se necesita respetar para operar.
Monitoreo
Una vez voy desplegando mis unidades, es importante haber definido un Checklist de Supervisión para hacer el Monitoreo. Si bien hay mucho que hablar sobre formatos en Checklist para supervisión y auditoría de operaciones, lo importante en este momento es entender que el objetivo principal del mismo es evaluar que los estándares se estén respetando (que los procesos vayan por dentro del carril que les construí en mi manual operativo) y poder tener criterio suficiente para tomar acción en caso de que alguno no se esté ejecutando correctamente (particularmente en una unidad o generalizadamente).
Cuando he monitoreado durante un periodo mínimo de análisis de unidades, las empresas deben construir herramientas que les permitan hacer análisis comparativo de sus unidades (entre ellas y contra los estándares). Estas herramientas de análisis que pueden ser entre otras cosas Dashboard’s o Tabuladores, tienen el objetivo de traer a la luz los puntos críticos de la operación que están haciendo que las unidades lleguen a sus proyecciones y de forma complementaria encontrar áreas de oportunidad que se deban corregir para poder respetar generalizadamente los estándares.
Plan de trabajo
Una vez completado el análisis, el Plan de Trabajo entra a jugar. Con la metodología de detección de puntos críticos y áreas de oportunidad en las unidades distribuidas, debo generar planes de trabajo correctivos y estratégicos basados en incidencias, requisiciones y otras formas de seguimiento distribuido. Lo anterior me llevará a entregar tareas particulares a las unidades que lo necesitan y hacer planes de acción generales sobre áreas de oportunidad recurrentes.
“EL TRABAJO DE MEJORA CONTINUA QUE ME PERMITE SER ACCOUNTABLE EN MI OPERACIÓN, RADICA EN GOBERNAR MIS FORMATOS DE MONITOREO DADOS LOS RESULTADOS DEL PLAN DE TRABAJO PARA SIEMPRE ENFOCARME EN LOS HITOS OPERATIVOS QUE NO ESTÁN DANDO RESPETANDO EL MANUAL OPERATIVO”
Entendimiento del Compliance en mi plan de operaciones
Existen tres grandes componentes que determinan las necesidades que se deben respetar cuando se trata de poner en marcha una operación que sea Compliant con las reglas de juego que propone una industria o marco operativo específico:
- Certificaciones de procesos y procedimientos
- Leyes y regulaciones gubernamentales
- Contextos vigentes que requieran de acción
Certificación de procesos y procedimientos
Por un lado, las Certificaciones de procesos y procedimientos deben ser vistas como un marco de referencia que definen los expertos en una industria específica para que las ejecuciones de los procesos más comunes en dicha industria sean ejecutados con alta calidad y aseguren integridad a sus consumidores y clientes. Un claro ejemplo de esto son las Normas ISO de procesos en las diferentes industrias.
Leyes y regulaciones gubernamentales
Por otro lado, las Leyes y regulaciones gubernamentales son normas que se implementan en cada país o estado para que los negocios de una vertical específica cumplan con los requisitos mínimos de seguridad e integridad esperados. Se definen leyes con la misión de proteger al mercado consumidor de servicios y productos de dicha vertical y por lo general hay auditores gubernamentales que revisan aleatoriamente su íntegra ejecución.
Contextos vigentes que requieren acción
Finalmente, los Contextos vigentes que requieren acción son sucesos que obligan a las áreas operativas de las empresas a cambiar patrones de comportamiento para poder adaptarse a cambios en el ambiente, la economía, salud pública y otras variables. El hecho de que los locales comerciales y restaurantes alrededor del mundo hayan tenido que implementar medidas de sanidad (alcohol, tapetes, medición de temperatura, gel, etc.) ante la crisis sanitaria del COVID-19, es una muestra que los contextos importan y pueden llegar en cualquier momento.
Entendidas las diferencias entre Accountability y Compliance y sus altos impactos en los planteamientos de los esquemas operativos empresariales, es importante que las empresas cuenten con herramientas que los ayuden a cumplir con los retos que trae el aseguramiento de estándares en los procesos de negocio y así los lleven a ejecutar procesos de mejora continua de una forma mucho más amable.
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