Integración Zapier con Google Sheets

En este video se mostrará la manera de comunicar un motor de preguntas de BeepQuest con Google Sheets, todo por medio de Zapier.

Lo primero que tienes que hacer, es ir a zapier.com Una vez dentro deberás crear una cuenta o ingresar con tu correo electrónico. Ahora aparecerá el dashboard de zapier. Para comenzar a hacer la integración primero seleccionas Make a Zap, posteriormente se seleccionará la aplicación de BeepQuest y el único Evento que tiene disponible, luego se presiona continuar y aparecerá ahora un apartado para colocar la cuenta de BeepQuest, esta se pone de la siguiente manera.

Colocar un código token, el cual hará la conexión entre las 2 aplicaciones. Para encontrar el token debes ir a tu Panel de control > General > Configuración de API. Ahora se procede a generar un código de Token. Se presiona la flecha junto al botón y en agregar token, se confirma y listo. 

Ahora hay que copiar este código y pasarlo a la ventana emergente de Zapier y se presiona continuar. Como se puede ver, ahora aparece el nombre de su instancia del panel de control de BeepQuest.

Al darle continuar, aparecerá un selector donde aparecerán todos los módulos que se tengan actualmente en la aplicación. En este caso Zapier los muestra en forma de lista, sin ningún tipo de clasificación por lo que se debe tener muy claro el nombre del módulo que se quiere integrar.

Una vez seleccionado el módulo deseado, se presiona continuar y posteriormente se presiona Test. Para que el módulo elegido se pueda usar, debió haber sido contestado por lo menos una vez previamente. Es por eso que aparecerá un ejemplo de las respuestas del motor de preguntas seleccionado.

Se le da continuar y con esto se ha terminado la configuración del lado de BeepQuest. Ahora se configurará la aplicación con la que se desea interactuar. Se escribe el nombre, en este caso será Google Sheets y como evento «Crear nuevo evento»,  crear una hoja de trabajo y continuar.

Antes de comenzar este proceso, en su GoogleDrive se debe crear de forma manual una hoja de cálculo para poder ligarla, esta debe tener las cabeceras necesarias para que en ellas se vaya ingresando la información en tiempo real. Por otro lado se debe tener bien identificado el nombre para poder encontrarlo rápidamente.

De la misma forma que BeepQuest, hay que seleccionar una cuenta. En este caso ya no será por medio de un token, sino de un correo para iniciar sesión con google. Se aceptan las acciones que hará Zapier y listo.

Ahora se comenzará a customizar la hoja de trabajo, primero se colocará el drive donde se almacenará la hoja de trabajo, se selecciona el documento que se creó previamente y a cada cabecera que también se estableció se añade el campo clave con el que la información se irá agregando conforme se vaya respondiendo el motor de preguntas desde el app. Una vez, hecho esto hay que ir a Send Data y Encender el Zap.

Con esto se puede hacer la prueba respondiendo el motor de preguntas que se seleccionó para la integración e ir mirando el documento y como se va llenando poco a poco con la información.

Para saber más, mira el video.