Como lo conocemos, la inspección de calidad normalmente llega a hacerse por terceros que llegan a supervisar los procedimientos que se realizan en las sucursales, analizando lo que pudiera estar mal, lo que se tendría que cambiar y aquello que funciona correctamente dados los estándares de la empresa o el fin que se necesita lograr. Pero si esto lo hiciéramos mediante un celular obteniendo los mismos o hasta mejores resultados, sería aún más atractivo para la empresa entender la productividad en todas las áreas con las que cuenta.

Los softwares de inspección de calidad nacen para dar soluciones a los requerimientos en tiempo real de lo que cualquier tipo de empresa llegue a necesitar. Ya sea mediante una computadora, tablet o teléfono inteligente, se reemplazan aquellas hojas de cálculo que ocupan los inspectores asignados para registrar la información de productos y servicios, formas de procesos actuales, evaluación de personal y todo con respecto al funcionamiento de las áreas de trabajo. Así, cualquier personal a cargo de recibir los resultados finales de cómo está funcionando la empresa, podrá checar al instante cómo han salido las pruebas entre cada área con solo tener un dispositivo móvil al alcance de su mano.

Con el paso del tiempo se habrán obtenido una serie de conocimientos y razonamientos para enfrentar diferentes adversidades, pero si estas no son documentadas de cómo se resolvieron o la forma en que fueron prevenidas, si llega a pasar una situación similar, se gastará tiempo y dinero en volver a resolver algo que antes ya se hizo pero que por falta de generar un testigo, se tuvo que volver a hacer.

Antes que nada es muy importante entender que una supervisión de procesos no está diseñada para perjudicar a la compañía, por el contrario, es gracias a esta que muchas empresas en cualquier mercado logran un aprovechamiento más grande con los recursos actuales que tengan, incluso, no solo necesitan de una mayor inversión, sino que gracias a esto, se logra canalizar mejor cada medio que se tenga para aprovecharlo al máximo.

Una vez dicho lo anterior, como empresa es importante abrir las puertas del negocio a la supervisión, para esto, es muy importante contar con expedientes, archivos físicos o digitales y cualquier tipo de registro informativo que tenga todos los datos de funcionamiento. De hecho, de acuerdo con “El Global”, es tan importante crear un modelo de Big Data que en Europa ya están estableciendo uno que les permita llevar un orden general de datos sanitarios para realizar estudios científicos. Esto resulta así porque toda la información será la base para comenzar la investigación e iniciar los cambios que lleven al éxito.

Toda compañía necesita contar con una estandarización aplicada a cada unidad, de la misma forma, todo empleado necesita contar con los conocimientos necesarios para sus tareas y además deberá estar capacitado sobre los procesos internos del restaurante, dicho de otra forma, si un trabajador no conoce a detalle la forma para trabajar, su tiempo de productividad durante una jornada laboral se verá disminuido y de igual forma, no podrá operar de manera correcta cualquier tipo de equipo que tenga a su alcance.

La maquinaria no resulta una herramienta exclusiva de los empleados, sino que también deberá conocerse por los dueños empresariales, ya que un desconocimiento del mismo, perjudicará a la organización por falta de mantenimiento o uso inadecuado, esto acarreará otros problemas que podrían ocurrir por el efecto dominó si no se tiene en consideración las medidas necesarias de su uso.

Sin importar el giro de la empresa o el tipo de producto o servicio que ofrezcan, deben tomar en cuenta que siempre pertenecerán a un constante cambio dentro del mercado, con esto los métodos y sistemas que se ocupen actualmente, podrán ser obsoletos e incapaces de las necesidades futuras, obligando a aquellos que deseen organizar sus tiendas efectivamente, a evolucionar y aprovechar la transformación digital. Este traslado obligatorio que no deja estancada a una empresa, lejos de representar un problema, ofrece un sin fin de posibilidades para aprovechar, siendo la mejora continua una meta principal.

• Documentar todo: Ya sea de manera digital o en formatos, es necesario conocer todo lo que pasa dentro de la empresa y sus diferentes unidades, esto no solo sirve para el orden interno, sino también como testigo de lo que se está haciendo bien y/o mal con el fin de conocer lo que podamos mejorar.
• No olvidar al personal: No hay empresa o negocio que funcione sin un equipo de trabajo capacitado que sepa atender correctamente al cliente y sepa actuar bajo circunstancias no planeadas, para esto, cada personal deberá conocer a fondo cada una de sus funciones y la compañía, deberá asegurarse que todos estén instruidos de manera eficiente y a nivel que su empleador lo necesite.
• No detenerse: Por último, no debemos dejar la mejora continua, uno de los grandes errores que se cometen cuando una empresa ha alcanzado un nivel de éxito o superación, es que se piensa que no se puede mejorar aún más, o que el mercado no puede cambiar, ambas suposiciones representan una equivocación, ya que al no seguir evolucionando, la empresa puede terminar.

El impacto en los procesos distribuidos son muchos una vez que se empiezan a trabajar al igual que sus ventajas, lo importante será iniciarlo y llevarlo a cabo en compañía de especialistas que nos puedan guiar a hacerlo. 

Tal como lo mencionan en el Diario Sustentable, contar con la norma ISO 9001 de sistema de gestión, resulta un atractivo para cualquier empresa que se quiera distinguir de su competencia, por lo que modelos de procesos distribuidos donde se cuente con una estandarización, será un elemento fuerte a notar por parte de los certificadores.

• Tercer paso, Procesos que se van examinar: Una vez especificados los primeros pasos, es momento de saber la forma en que la empresa va a conseguir respuestas de sus inquietudes a través de la auditoría. En este paso se debe conocer la forma de operación que se hará para recabar la información, ya sea checando datos y estadísticas o hasta por medio de entrevistas al personal, se debe saber la forma de hacerlo para que la empresa esté preparada ante estos movimientos y no afecte sus funciones diarias.
• Cuarto paso, ¿Qué tiempo tomará?: Los resultados de la auditoría son esenciales para el continuo crecimiento de la empresa, por eso se necesita saber las fechas de inicio y término que ésta tendrá, sin un tiempo límite, no será un procedimiento útil.  
• Quinto paso, Los auditores: Lo más conveniente para una empresa que busca tener una auditoría imparcial, es contar con el servicio de un tercero, ya que este no se verá afectado por las relaciones internas y su experiencia previa con otras compañías será de beneficio propio.

Una vez que haya terminado la auditoría, no debemos olvidar que sigue siendo un proceso de Mejora Continua para seguir construyendo el futuro, una empresa sólida y de crecimiento.

Hay muchas maneras de abordar esta herramienta y que sea usada dentro de los procesos, cada una podrá adecuarse de igual o mejor manera, pero hay pasos a seguir que nos ayudarán a esto.

En un inicio es importante contar con un análisis y estandarización de procesos, esto será la base para que después se defina una metodología de trabajo y se inicien las capacitaciones de los trabajadores donde habrá que tener una comunicación clara y específica de lo que se quiere, siempre pensando en las necesidades y búsquedas del cliente. Otras recomendaciones son los armados de hojas de control y la estratificación que nos indican en “Concepto” y que resultará igual de prósperas en el negocio.

• Aunque comúnmente las auditorías de procesos se hacían de forma presencial, el avance tecnológico y situaciones externas como la pandemia a causa del Covid 19, han creado un cambio en donde estas organizaciones pueden hacer todo vía remota, asegurando la misma funcionalidad que antes. Tal como lo cuenta “El Financiero” si bien es un gran recurso poderlo hacer de esta manera, es muy importante poder controlar la seguridad de los datos que deberá ser asegurada por su totalidad por quienes presten este servicio.