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“La planificación de recursos humanos es el componente más importante de todo el sistema de recursos humanos”. – Dr. Rajendra Mishra

En el artículo “Guía práctica para la Planificación de Recursos Humanos”, hemos establecido qué es la planificación de recursos humanos. Ahora hablemos de por qué es importante.

El éxito de un negocio está directamente relacionado con el desempeño de quienes trabajan para ese negocio. Por lo tanto, es fundamental asegurarse de que la empresa tenga las habilidades y competencias que necesita para tener éxito.

La calidad de los recursos humanos en una organización depende únicamente del éxito de la planificación de recursos humanos.

Tomemos el ejemplo de una empresa como Starbucks.

Starbucks tiene la tasa de rotación de empleados más baja entre los restaurantes de servicio rápido. La mayoría de los restaurantes de servicio rápido tienen una tasa de rotación de entre 150 y 400 %. La tasa de Starbucks es del 65% y todo se debe a su enfoque de planificación de recursos humanos.

Su baja tasa de rotación no solamente afectará positivamente la cultura, la motivación y la moral de su personal, sino que también ayudará enormemente a sus márgenes de beneficio.

En promedio, las empresas gastan el 33% del salario anual de un empleado para reemplazarlo cuando se va.

Los 7 pasos de la planificación de recursos humanos

Sabemos que la planificación de recursos humanos es un proceso continuo de planificación anticipada para hacer un uso óptimo del activo más valioso de una organización: sus empleados.

También sabemos que el proceso ayuda a las empresas a mantener un suministro constante de empleados calificados para cumplir con sus objetivos estratégicos.

Entonces sabemos qué es la planificación de recursos humanos y por qué es importante, ahora veamos cómo hacerlo.

Hay siete pasos para un buen proceso de planificación de recursos humanos:

• Comprender los objetivos comerciales
• Evaluar la fuerza de trabajo actual
• Demanda prevista
• Estimar brechas
• Formular un plan
• Implementar el plan
• Monitorear el plan

Profundicemos en los detalles de cada paso.

Paso 1: comprender los objetivos comerciales

El primer paso en PRH consiste en analizar la estrategia, las metas y los objetivos de la organización.

Es importante comprender hacia dónde quiere ir la organización y cómo quiere llegar allí para que las prácticas de recursos humanos puedan alinearse con los objetivos estratégicos de la empresa.

Paso 2: Evaluar la fuerza laboral actual

El siguiente paso es hacer un balance de los empleados actuales de la organización para ver si se ajustan a las necesidades de la organización.

El inventario de empleados actuales debe capturar datos sobre edades, ubicaciones, capacidades y habilidades. Esto determinará qué trabajos se requieren y si puede usar candidatos internos o si necesita buscar en otro lado.

Paso 3: Pronosticar la demanda

El tercer paso del proceso es pronosticar las necesidades futuras de personal en función de los objetivos de la empresa.

Este proceso establecerá si la empresa necesita hacer crecer su plantilla, o si puede mejorar su plantilla actual a través de la formación.

Paso 4: Estimar brechas

Una vez que se han identificado las necesidades futuras de recursos y la capacidad actual de la fuerza laboral, el paso cuatro requiere que resalte las brechas entre los dos.

Estas preguntas te ayudarán a descubrir dónde están las brechas:

• ¿Prevé una escasez de habilidades en un grupo ocupacional específico?
• ¿Los cambios en la entrega del programa requerirán la adquisición de nuevas habilidades?
• ¿Cuenta con planes de sucesión para puestos críticos?
• ¿Ha realizado un análisis de riesgo de los elementos del análisis críticos para el éxito de su organización?

Paso 5: Formular un plan

El paso 5 se trata de formular un plan para cerrar las brechas que encontró en el paso 4.

El plan debe identificar la escasez y el excedente de habilidades dentro de la empresa. Debe determinar las prioridades de recursos humanos y enumerar las acciones que se deben tomar en relación con el reclutamiento, la capacitación, las transiciones de funciones internas, las jubilaciones y los despidos.

Paso 6: Implementar el plan

Este paso implica integrar el plan de recursos humanos en la empresa. Requerirá el apoyo de diferentes departamentos y equipos.

Paso 7: Supervisar el plan

Este paso a menudo se pasa por alto, pero es una parte fundamental del proceso de planificación de recursos humanos.

La medición continua, los informes y la mejora continua mantendrán a la empresa avanzando hacia sus objetivos estratégicos. Si todo va bien, continúa con el plan. Si hay obstáculos, cambie el plan para adaptarlo a las necesidades de su empresa.

Y ahí lo tienes. Siete pasos para la gestión eficiente de los recursos humanos en una organización.

“El término planificación es imbécil; todo puede cambiar mañana.“

Esa fue una cita hecha por un gerente francés, inmediatamente después de la crisis del petróleo de 1973. Y por supuesto que tiene razón. Todo puede cambiar el día de mañana. Vivimos en un mundo donde vemos cambios todos los días. Tecnología innovadora, innovación de productos y avances médicos.

Pero, ¿eso significa que «la planificación es imbécil»?

La verdad es que la planificación puede ser ineficaz y dañina si se hace mal.

Una buena planificación, por otro lado, puede minimizar la incertidumbre provocada por el cambio.

¿No nos crees?

Tomemos como ejemplo la carrera de 1911 ocurrida en el Polo Sur. La carrera fue entre dos exploradores: Roald Amundsen y Robert Falcon Scott. Cada uno tenía una cantidad similar de experiencia y eran de la misma edad. Ambos enfrentaron 1,400 millas de vientos huracanados, ventiscas y temperaturas bajo cero en sus expediciones.

Amundsen planeó meticulosamente su viaje durante varios años. Scott no lo hizo.

¿Adivina qué expedición fracasó trágicamente?

Amundsen ya estaba navegando de regreso a Noruega cuando el equipo de Scott finalmente perdió la esperanza.

Entonces, ahora que hemos establecido que la planificación es sensata y no ‘imbécil’, descubramos por qué la planificación de recursos humanos es uno de los procesos más valiosos que una empresa puede seguir.

Para hacer esto, cubriremos los siguientes temas durante las siguientes entradas de nuestro blog:

• ¿Qué es la planificación de recursos humanos?
• ¿Por qué es importante la planificación de los recursos humanos?
• Los 7 pasos de la planificación de recursos humanos
• Cómo se hace la planificación de recursos humanos
• Planificación de recursos humanos en HRM
• ¡Sigamos ayudándote a planificar para el éxito!

¿Qué es la Planificación de Recursos Humanos?

Usando esta definición, algunos verían PRH como sinónimo de planificación de mano de obra, y esta respuesta estaría justificada en muchos sentidos. Sin embargo, preferiríamos utilizar los recursos humanos en lugar de la planificación de la mano de obra, no sólo por razones de igualdad de género, sino debido a la asociación pasada de la planificación de la mano de obra con una variedad de entornos organizacionales más bien centralizados, mecánicos y basados en números. Sin embargo, no nos gustaría ir tan lejos como para hacer de PRH un término inclusivo que abarque toda una serie de actividades de gestión de personal. 

Actualmente, los líderes corporativos a menudo dicen que los empleados son su activo más valioso. De hecho, los empleados son tan valiosos que más del 23 % de las empresas fracasan porque no cuentan con el equipo adecuado.

Es por eso que invertir en Planificación de Recursos Humanos (PRH) es una de las decisiones más importantes que puede tomar una empresa. También es la razón por la que el 80 % de las empresas realizan PRH de forma regular.

En términos simples, PRH es un proceso que administra a los empleados dentro de una organización.

Ninguna organización puede permitirse el riesgo de una escasez de habilidades críticas y sin PRH, las empresas enfrentan costosas pérdidas. Un ejemplo de esto ocurre en el Reino Unido, donde el 90 % de las organizaciones más grandes se han reestructurado en los últimos cinco años, lo que casi siempre implica la pérdida de puestos de trabajo.

Un excelente servicio al cliente es el resultado lógico de un equipo con menos ambigüedad, mayor calidad de producción, mejor productividad y mayor moral.

La estandarización puede abordar el servicio al cliente directamente a través de procesos estandarizados para hablar con los clientes y métodos para centralizar la información.

En mi propio negocio, por ejemplo, tengo clientes que rutinariamente contratan para escribir proyectos que requieren una serie de asignaciones en bloques de cinco semanas. Los proyectos son muy sensibles a los plazos, por lo que he desarrollado una serie de procedimientos estandarizados para notificarles la finalización de los proyectos de cada semana.

La estandarización también puede mejorar indirectamente el servicio al cliente. Si su organización es más productiva y eficiente, el resultado serán mejores resultados para sus clientes. Cuanto más pueda producir con sus recursos disponibles, más corto será su tiempo de entrega y más felices podrá hacer a quienes confían en usted y pagan por sus productos y servicios.

Ahora que hemos visto algunos de los beneficios de la estandarización, abordemos las preocupaciones comunes.

Aunque los beneficios de la estandarización son muchos, la idea de someter los procesos y procedimientos a una forma correcta de hacer las cosas puede ser motivo de alarma para las personas que no están acostumbradas. Las preocupaciones comunes sobre la estandarización generalmente giran en torno a la idea de que la estandarización significa aburrimiento y pérdida de creatividad individual.

Como veremos, estas preocupaciones están fuera de lugar…

Preocupación 1: la estandarización significa monotonía y aburrimiento

Por definición, una forma correcta de hacer las cosas es la uniformidad. Para algunas personas, esto inevitablemente sonará monótono y aburrido.

La clave para entender aquí es que al eliminar la ambigüedad y establecer un estándar por el cual evaluar el desempeño, los procesos estandarizados pueden ayudar a los empleados a sentir que realmente están logrando cosas en el trabajo. Es mucho más probable que sus empleados sientan una mayor sensación de logro, no de aburrimiento, si les brinda procesos estándar que los ayuden a lograr lo que necesitan hacer.

Cuando una tarea se realiza según el estándar prescrito, se realiza al 100 %. ¡Y marcar las casillas nos da un bienvenido golpe de dopamina!

Preocupación 2: la estandarización destruye la creatividad

Una preocupación relacionada es la idea de que si estandariza procesos cruciales en su empresa, el resultado será un lugar de trabajo que no promueva la innovación y la creatividad. El temor esencial aquí es que la estandarización significa una cultura organizacional que elimina todo pensamiento individual y nuevas ideas, reemplazando la diversidad vibrante con una mentalidad de monocultura.

Aquí es importante no confundir la estandarización con la falta de innovación. Nuevamente, la estandarización es la eliminación de alternativas que son ineficientes y conducentes al conflicto. Al eliminar la ineficiencia y los conflictos innecesarios en su organización, puede ayudar a todos a liberarse de las pérdidas innecesarias de tiempo y energía para centrarse en la innovación en las áreas en las que realmente importa.

La ironía aquí es que, de hecho, la estandarización es buena para la innovación. Al estandarizar los procesos, optimizará las operaciones de una manera que ayude a todos a hacer más y ser miembros más efectivos del equipo.

Y, por supuesto, si alguien en la organización descubre una manera de mejorar un proceso estandarizado, la organización puede investigarlo y posiblemente adoptarlo. No hay razón para que un proceso estandarizado no se pueda cambiar con el tiempo si las circunstancias, la experiencia y la innovación indican que es hora de un cambio.

Si la falta de estandarización significa más ambigüedad, una consecuencia inevitable de esto será menos confiabilidad y una calidad menos consistente.

Esto se debe a que no todos los enfoques para una determinada tarea o procedimiento son iguales: existen mejores y peores formas de contestar el teléfono, tomar información importante de un cliente y enviar actualizaciones de estado a tu equipo.

Una de las formas más importantes en que la estandarización puede ayudar a garantizar la calidad es minimizando las posibilidades de que se pasen por alto detalles cruciales. Por ejemplo, si tienes una plantilla para documentos de políticas y procedimientos, puedes usarla para reducir las posibilidades de que alguien omita información crucial.

Al estandarizar los procesos de los que depende tu organización y hacer cumplir esos estándares, estarás garantizando la calidad del resultado final.

En términos generales, la estandarización se asocia con un rendimiento más eficiente y funcional, lo que significa que tu empresa puede reducir el desperdicio y hacer más con los recursos disponibles.

La estandarización promueve la productividad al eliminar la ineficiencia. Este es el resultado de eliminar la ambigüedad y proporcionar control de calidad: las tareas se completan de una manera más eficiente y hay menos problemas de control de calidad de las tareas que no se completaron correctamente la primera vez.

Otro beneficio de eliminar los procedimientos alternativos es la reducción de la competencia y los conflictos malsanos.

Supongamos que tu organización tiene tres sistemas semiformales diferentes para realizar un seguimiento de los flujos de trabajo, cada uno de los cuales tiene su propia circunscripción dentro de la organización. Tres grupos diferentes de personas, tres sistemas diferentes: los conflictos son inevitables.

Incluso si los tres sistemas tienen la misma productividad, tratar de coordinarlos en toda su organización probablemente genere competencia y conflicto entre las tres facciones diferentes.

Si todos aprenden la misma forma de hacer las cosas y se apegan a ella, será más fácil que los equipos trabajen juntos. Esto significa más productividad en virtud de la sinergia y menos tiempo perdido tratando de comunicarse a través de brechas en la comprensión y la práctica.

Sin duda, es poco probable que tres sistemas diferentes para realizar un seguimiento de los flujos de trabajo o realizar cualquier otra tarea importante sean igualmente eficientes. Incluso si lo fueran, todavía tendría sentido estandarizar para reducir el conflicto.

La estandarización es buena para la moral de los empleados

La clave para recordar acerca de la estandarización y la moral de los empleados es que la estandarización ayudará a los empleados a tener una sensación de logro y orgullo. La estandarización no tiene por qué significar monotonía aburrida y falta de creatividad; puede (y debe) significar estándares que cualquiera puede dominar y enorgullecerse de perfeccionar.

“Si se gestiona adecuadamente, el trabajo estandarizado establece una relación entre las personas y sus procesos de trabajo. Esta relación puede mejorar la propiedad y el orgullo por la calidad del desempeño laboral. El resultado es una alta moral y productividad”, afirma Walter McIntyre en su obra Lean and Mean Process Improvement.

Como regla general, todos quieren saber si están haciendo un buen trabajo o no, y quieren saber cómo lograr esa distinción. No saber si uno está haciendo su trabajo correctamente puede ser muy estresante. Tener que disculparse por un trabajo inadecuado o incorrecto puede ser humillante y estresante. Si uno no entendió los estándares de desempeño para empezar, también puede ser extremadamente frustrante.

Si los procesos se rigen por estándares que enseñan a los empleados a realizar un trabajo eficiente y de alta calidad, es más probable que los empleados se sientan dueños y se sientan orgullosos del trabajo que realizan. En lugar de incertidumbre e ineficiencia, el empleado tendrá una forma prescrita para realizar las tareas asignadas que realmente funcione. Es probable que el resultado sea una mayor moral de los empleados.

Lo que esto significa es que la conexión entre los estándares y la moral de los empleados se trata fundamentalmente de que los empleados puedan enorgullecerse de los logros. Si el proceso estandarizado es eficiente, evita la frustración innecesaria y guía a los empleados para lograr algo significativo y que valga la pena, los empleados tendrán todas las razones para enorgullecerse del trabajo que están haciendo.

Acompáñanos en nuestra siguiente entrega para comprender por qué la estandarización significa un mejor servicio al cliente.

Imagina que tu personal de soporte técnico no tuviera pautas establecidas para manejar un ticket.

Sería como atraer a un grupo de personas aleatorias de la calle, ponerlas a trabajar en el área y esperar ver un trabajo bien hecho casi como un acto milagroso.

En lugar de un trabajo bien hecho, probablemente sería una invitación directa a que el cliente sature el buzón de quejas y sugerencias.

Eso es lo que pasa cuando no se logra estandarizar los procesos. Las operaciones de tu empresa consisten en tareas que deben completarse diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente para garantizar que funcione sin problemas. Pero si estos procesos no están estandarizados, estás invitando al caos.

Estos pueden ser procesos centrales, como atender una solicitud de atención al cliente, o tareas que se repiten con menos frecuencia, como la renovación del dominio, hosting o el certificado SSL.

Cada tarea, independientemente de la frecuencia con la que la realice, requiere reglas que definan el alcance, la calidad y los métodos a seguir. Si no estandariza estas reglas, no puede tener visibilidad sobre si está asegurando la calidad y reduciendo el error humano.

En resumen, administrar tu negocio será una pesadilla operativa.

Para ayudarte a evitar esa pesadilla, en BeepQuest te ayudamos a lograr la estandarización de procesos a través de tecnología aplicada integralmente a la diferentes áreas y unidades de negocio para agilizar los diferentes procesos.

Comencemos entonces respondiendo la primera pregunta: ¿Qué es la estandarización de procesos?

Fundamentalmente, la estandarización de procesos describe el establecimiento de un conjunto de reglas que rigen cómo se supone que las personas de una organización deben completar una determinada tarea o secuencia de tareas. 

La estandarización se puede aplicar a cualquier proceso, cualquier tarea o procedimiento que sea relevante para la organización: contestar el teléfono, hacer la nómina, tomar información del cliente, llevar un control de las tareas, etc.

Con eso en mente, veamos los beneficios que obtiene con los procesos estandarizados.

Los beneficios de la estandarización

La estandarización significa que tus empleados tienen un proceso establecido y probado para usar.

Cuando se hace bien, la estandarización puede disminuir la ambigüedad y las conjeturas, garantizar la calidad, aumentar la productividad y aumentar la moral de los empleados.

Algunos beneficios de la estandarización son los siguientes:

• Mejora la claridad, porque un proceso estándar eliminará la necesidad de conjeturas o búsquedas adicionales.
• Garantiza la calidad, porque el trabajo se realiza de una manera predefinida y optimizada.
• Promueve la productividad, porque sus empleados no necesitarán preguntar o revisar la documentación para obtener respuestas.
• Aumenta la moral de los empleados, porque los empleados pueden enorgullecerse de haber dominado el proceso y perfeccionado sus habilidades.
• Perfecciona el servicio al cliente, porque cada ticket se maneja de la mejor manera posible.
• La estandarización reduce la ambigüedad y las conjeturas

El primer y más obvio beneficio de la estandarización de procesos es que disminuye el potencial de ambigüedad y conjeturas.

Es probable que cualquier tarea compleja tenga algunas áreas grises o casos extremos. El problema con esto es que el tiempo que se dedica a conjeturas es tiempo perdido. Con un conjunto claro de instrucciones a partir de las cuales trabajar para completar una tarea, los empleados pasarán menos tiempo tratando de resolverlo y más tiempo realmente haciéndolo.

Piensa en las tareas que has tenido que enseñar a otras personas. ¿Cuánto tiempo y esfuerzo dedicaste a enseñarles a hacer cosas que te resultaron naturales después de años de práctica? ¿Cuántas veces has tenido que lidiar con un error que alguien cometió porque adivinó y adivinó mal?

Aquí es donde entra en juego la estandarización. La estandarización efectiva de los procedimientos significa que hay una forma correcta de completar una tarea en particular, que se define en términos de un resultado final claro y medible.

En nuestra siguiente entrega, hablaremos sobre inquietudes comunes sobre la estandarización y de cómo BeepQuest puede ayudar a tu empresa a estandarizar los procesos. 

Luego de su paso por Google For Startups Accelerator (GFSA), la empresa mexicana BeepQuest se trazó una nueva y ambiciosa misión — y confía en Google Cloud Platform para lograrla

Antes de Google For Startups Accelerator, BeepQuest ya tenía bastante éxito. Sin inversión externa y creciendo al lado de sus clientes, esta startup mexicana logró construir un portafolio de clientes que incluye a varios gigantes corporativos de Latinoamérica. Los COOs y líderes operativos de las empresas quedan tan felices que BeepStrap puede entrevistarlos en su podcast especializado en Saas. 

Pero la compañía, que se especializa en ayudar a las empresas a optimizar procesos de supervisión, auditoría y aseguramiento de calidad, encontró una nueva misión tras su paso por aceleradora: llegar a todas las Pymes de Latinoamérica. “Queremos darle también la oportunidad a clientes más pequeños a que lleguen a los resultados que han obtenido nuestros clientes corporativos”, dice Berny Mohnblatt, CEO y cofundador de la empresa.

“GFSA nos ayudó a darnos cuenta que la solución que tenemos se puede adaptar a cualquier tipo de empresa sin importar su tamaño, y que la oportunidad de BeepQuest en el mercado de las Pymes también es supremamente atractiva”, dice Mohnblatt. 

Para cumplir ese reto, BeepQuest requiere de una infraestructura tecnológica y humana robustas y flexibles, que le permitan adaptarse a las necesidades de diferentes industrias y cumplir con el volumen requerido para atender la demanda. Para eso, la empresa confía en Google Cloud Platform, tal como lo ha hecho desde sus comienzos.

“Tanto nuestra estructura operativa como nuestra arquitectura de devops está 100% con Google. Hemos sido clientes desde el principio y hemos especializado a nuestro equipo de desarrollo a ejecutar las mejores prácticas de Kubernetes, y una arquitectura de microservicios orquestados como ninguna otra. La excelente oferta de nube de Google nos ha hecho quedar súper bien con cientos de clientes, nunca nos ha dejado colgados”, dice Mohnblatt.

Además de optimizar su uso de herramientas de Google Cloud, en esta nueva etapa, la compañía aprovechará las habilidades en mercadeo, gestión de equipos y diseño que adquirió en GFSA. Por ejemplo, Mohnblatt dice que la metodología de design sprint que aprendió en el programa les ayudará a escalar la plataforma de manera más asertiva. 

Además, Mohnblatt cuenta que la compañía también tomó decisiones de marketing tras terminar su ciclo en GFSA. “Hemos definido una estrategia de marketing a través de SEO, customer funnels, segmentación de mercado, Google Ads y lead magnets que va a encajar perfectamente con nuestras ambiciones de crecimiento”.

Estos aprendizajes y nuevas herramientas apoyarán la próxima etapa de crecimiento de BeepQuest. Con un equipo capaz y experimentado y un producto ganador que les ha permitido crecer 100% con boostrapping a partir de su propia capacidad de ventas, el próximo paso es atraer inversión para poner en práctica todos estos aprendizajes y avanzar en el prometedor camino que encontraron. Como dice Mohnblatt, GFSA  “realmente nos ha ayudado a definir un norte con la empresa”.  

Artículo publicado originalmente en el Local blog for Spanish speaking developers in LATAM de Google Developers en junio de 2021. 

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Con un enfoque cada vez más digital gracias a los desarrollos tecnológicos, las organizaciones están aprovechando las soluciones de software y otros sistemas que agilizan las operaciones. Sin embargo, muchos operadores dentro del sector de la restauración siguen intentando hacer todo ellos mismos cuando podrían utilizar programas tecnológicos como solución.

Desde un sistema integrado de gestión de cocinas e ingeniería de menús, pasando por la lealtad del cliente y las herramientas de pago en línea, hasta la capacitación del personal y brindando una experiencia mejorada para los empleados, la introducción del software reducirá la necesidad de tareas manuales y dará a los operadores de restaurantes la libertad de hacer más.

Una encuesta reciente realizada por The Access Group en conjunto con The Caterer arroja luz sobre la industria de la hospitalidad. Sigue leyendo para descubrir cómo puedes usar la tecnología, las herramientas y las aplicaciones como una solución para reducir el tiempo de administración, optimizar operaciones y permitir más tiempo para dedicar más recursos a otras áreas.

Reducir el tiempo de administración

Más del 25 % de las operaciones de hostelería gastan un total combinado de alrededor de un día a la semana en administración. Esta naturaleza del trabajo dificulta la capacidad de un empleado para concentrarse en las actividades orientadas al cliente, dejando menos tiempo para prestar atención a la experiencia del huésped, capacitar al personal, involucrar al personal de recepción e impulsar la lealtad del cliente.

Los sistemas digitales automatizan las tareas administrativas que consumen mucho tiempo, como las hojas de tiempo, el uso compartido manual de archivos o los gastos; permitiendo que el personal clave se concentre en tareas y funciones más importantes. Ciertos sistemas de soluciones de software también eliminan los procesos antiguos basados ​​en papel, lo que permite que las empresas en crecimiento se expandan sin invertir en personal administrativo adicional.

Impulse la lealtad del cliente y aumente la experiencia del huésped

El 33% de los encuestados tiene planes de implementar aplicaciones de fidelización de clientes el próximo año, en un intento de impulsar el servicio al cliente. Al implementar un sistema que le permita identificar patrones de compra y hábitos de los clientes, tendrá más visibilidad sobre cómo puede atraer nuevos clientes y retener a los actuales.

Proporcionar a sus empleados una tableta de mano con un sistema integrado que les permita enviar inmediatamente los pedidos a la cocina disminuirá los tiempos de espera y aumentará el turno de mesa. Esto aumentará los ingresos semanales y, a su vez, mejorará la rentabilidad.

La encuesta también reveló que, si bien mejorar la rentabilidad general fue la prioridad número uno para los próximos 12 meses para más de la mitad de los encuestados (62%), la experiencia de los huéspedes y empleados también obtuvo una calificación alta.

Un tercio de las operaciones de hospitalidad planean adoptar tecnología que ayudará a mejorar el informe de datos. La integración de un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) con un ERP ayudará a resaltar las tendencias de ventas y comprender las necesidades y preocupaciones de los clientes; haciendo evidentes las áreas de mejora.

Satisfacción de los empleados y formación del personal

Satisfacción de los empleados y capacitación del personal Las soluciones de administración de la fuerza laboral basadas en la nube para restaurantes, bares y otros establecimientos de hospitalidad permiten administrar sin esfuerzo a los miembros del equipo en tiempo real y sobre la marcha.

Además, brindarles a sus empleados acceso a la información esencial que necesitan, así como la capacidad de solicitar y modificar registros, es una ventaja valiosa que marca una gran diferencia en la productividad. Ya sea para registrar ausencias, cambiar turnos, ver recibos de pago o actualizar datos, los sistemas en línea que permiten a los empleados hacer esto fácilmente son un mérito para la eficiencia de su equipo.

También existen sistemas que permiten la capacitación y el desarrollo del personal. Esto agiliza las actividades de recursos humanos y ahorra tiempo, ya que permite a los gerentes realizar un seguimiento de las necesidades de desarrollo personal de cada empleado (así como mantenerlas seguras, confidenciales y en un solo lugar), además de obtener una visión holística de toda la actividad de capacitación en todo el mundo. la organización.

Gestión de cocina e ingeniería de menús

Casi un tercio de los encuestados dijeron que buscan mejorar el servicio al cliente mediante la introducción de tecnología como parte de su programa de ingeniería de menús. Como parte de la mejora de su menú, se incorporará una mayor atención al suministro de información sobre alérgenos y calorías.

Los clientes satisfechos son la clave para cualquier negocio exitoso; si los tiempos de espera son largos o los elementos populares del menú no están disponibles constantemente, corre el riesgo de dañar las relaciones con sus clientes. La buena noticia es que existen soluciones disponibles que permiten el seguimiento de pedidos a pagos, que pueden integrarse con sus sistemas de gestión de inventario.

Al incorporar sistemas relevantes, las organizaciones hoteleras pueden mejorar la rentabilidad general al liberar el tiempo de los empleados, permitiéndoles dedicar más tiempo a tareas y roles que aumentarán la productividad.

La responsabilidad de aumentar la productividad debe recaer en los gerentes y propietarios de negocios, no en los empleados, por lo que es ventajoso asegurarse de que cuenten con sistemas eficientes (y relevantes). La tecnología que está disponible actualmente le está dando al sector de la hospitalidad un impulso muy necesario en la era digital actual.

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De acuerdo a un estudio realizado en 2018 sobre el uso de estándares en los países nórdicos, los estándares benefician a la sociedad al mejorar el crecimiento económico. Como era de esperar, la mayoría de las empresas consideran que los estándares son importantes para su negocio.

Las normas mejoran el crecimiento económico

La normalización es clave para el crecimiento económico y una sociedad funcional y sostenible. Además, es una garantía de calidad y una forma de ganarse la confianza de los consumidores. Estas conclusiones se pueden extraer del estudio “La influencia de los estándares en las economías nórdicas” (2017) sobre la economía en todos los países nórdicos.

Como un esfuerzo colaborativo de expertos en varias industrias, los estándares son un medio efectivo para fortalecer la economía en virtud de la distribución y aplicación del conocimiento. Aunque los estándares se refieren a mejoras menores, son efectivos a mayor escala cuando se usan ampliamente. De hecho, el papel de la estandarización como impulsor de la productividad ha sido significativo en todos los países nórdicos.

La investigación muestra que duplicar el número de estándares mejoró la productividad laboral en un 10,5 por ciento y que la estandarización aumenta la productividad laboral anualmente en un 0,7 por ciento en promedio. Por lo tanto, se puede concluir que la estandarización está vinculada a un crecimiento de hasta un 39 % en la productividad laboral y un aumento del 28 % del PIB en los países nórdicos durante el período examinado de 1976 a 2014.

Sin embargo, dado que las normas son solo una parte de la economía, se debe considerar que estos resultados implican los máximos beneficios económicos de las normas.

Las normas fortalecen la confianza del cliente en su empresa y mejoran la calidad de los productos y servicios

Según una encuesta empresarial, las empresas nórdicas consideran importante seguir y aplicar las normas. La mayoría (87%) de las empresas que compran estándares consideran la estandarización como una parte importante de sus futuros planes de negocios. Además, tres de cada cuatro empresas (73%) consideran que los beneficios de las normas superan su costo.

Los beneficios de las normas experimentados por las empresas fueron similares en todos los países. Los estándares son especialmente importantes para mejorar la eficiencia y la calidad y generar confianza en el cliente.

Hasta el 85 por ciento de los encuestados considera estándares para mejorar la confianza de los clientes en la empresa. Además, según un tercio de las empresas, los estándares mejoran la calidad de sus productos y servicios y simplifican la comunicación entre el productor y el cliente.

Además, el 69 por ciento de las empresas exportadoras está de acuerdo en que las normas simplifican la exportación de productos y servicios.

Las principales razones para usar estándares fueron:

•         Facilitar el acceso al mercado,
•         Mejorar la calidad del producto o servicio
•         Minimizando los riesgos.

Los antecedentes del estudio

Realizado como un esfuerzo de colaboración de un grupo de proyecto internórdico, el estudio «La influencia de los estándares en las economías nórdicas» analizó cómo el aumento del uso de estándares afectó el desarrollo económico tanto a nivel macroeconómico como empresarial.

En el estudio participaron 1,179 empresas nórdicas que ya utilizaban estándares. Representaban ocho industrias diferentes. El estudio se llevó a cabo en 2017. Fue encargado por las organizaciones nórdicas de normalización: la Asociación Finlandesa de Normalización (SFS), Standards Norway (SN), la Danish Standards Foundation (DS), el Instituto Sueco de Normalización (SIS) y Icelandic Standards (IST).

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El primer paso para establecer los horarios de los empleados es determinar un estándar de productividad para medir el desempeño futuro. El autor Lothar A. Kreck, especialista en turismo y hotelería, define un estándar como: «Un nivel definido o grado de desempeño establecido por la administración que es apropiado y adecuado para un propósito particular». Hay varias formas de establecer estándares.

Normas de la industria

Se han hecho varios intentos para llegar a estándares de toda la industria para su uso en la industria hotelera. Pannell, Kerr & Forster, una firma de consultoría muy respetada, desarrolló medidas amplias de los estándares de los restaurantes durante varios años.

Sin embargo, no es prudente aplicar los estándares de la industria a un hotel o restaurante sin tener en cuenta las características específicas de la operación. Los estándares de la industria son promedios para la industria y deben usarse solo como guía general. No tienen en cuenta la antigüedad del equipo, la complejidad de un menú o la capacidad del personal.

Estudios de tiempo

Los estudios de tiempo son útiles para medir actividades repetitivas que involucran el mismo producto o servicio. Esto hace que su uso sea más difícil en la industria de la hospitalidad, en la que el trabajo a menudo consiste en muchas actividades diferentes y el manejo de muchos productos diferentes. En el muestreo de trabajo, se observan y registran eventos bien definidos. Un evento puede ser el registro de un invitado o la descarga de platos de un lavavajillas. Como resultado, se pueden desarrollar datos sobre los tiempos dedicados a las diferentes tareas realizadas.

Una técnica conocida como Métodos de Gestión del Tiempo (MTM) es útil en este sentido. El trabajo manual se divide en movimientos básicos, cada uno de los cuales está cronometrado. Los tiempos se expresan en Unidades de Movimiento de Tiempo; una TMU equivale a una millonésima de hora. El Instituto Sueco para el Servicio de Alimentos ha realizado investigaciones utilizando esta técnica. Cuando se calcula el tiempo necesario para hacer un plato, el grado de conveniencia es importante porque generalmente existe una relación inversa entre el grado de conveniencia y la cantidad de trabajo involucrado.

El sistema MTM solo puede analizar operaciones manuales y no mide el tiempo dedicado a operaciones de procesamiento como hervir o freír. Para compensar esto, se debe trabajar en un factor de contingencia, dependiendo de la proporción del tiempo manual al tiempo de procesamiento. Suponiendo una relación de 40 por ciento de tiempo manual a 60 por ciento de tiempo de procesamiento, el factor de contingencia sería 1,5 (60 dividido por 40). El tiempo manual para preparar el plato se multiplicaría por este factor.

Se pueden establecer tiempos estándar para cada elemento del menú. Cuando se combina con los pronósticos de ventas, se produce un estándar con fines de programación. Cuando se cronometran las tareas, ciertas consideraciones son importantes:

•         Trate de seleccionar empleados cuya velocidad de trabajo esté en el rango medio.
•         Las personas trabajarán más rápido cuando sean observadas y cronometradas.
•         Tenga en cuenta los eventos no programados, como la avería del equipo.

Récords de producción anteriores

El método más práctico para desarrollar estándares de productividad es mantener estadísticas operativas durante un período de tiempo, anotando aquellos períodos en los que el servicio y la calidad estuvieron en un nivel que produjo la satisfacción de los huéspedes con la menor cantidad de empleados.

Se establecerían estándares para cada departamento, en un restaurante, para cada período de comida. En el departamento de limpieza de un hotel, el estándar podría ser la cantidad de habitaciones limpiadas por hora de empleado, que es igual a la cantidad de habitaciones limpiadas dividida por la cantidad de horas trabajadas por los encargados de la habitación. Al analizar un período de prueba de al menos una semana cuando no hay condiciones de operación inusuales, se pueden producir cifras estándar.

Características de los buenos estándares

Para ser útiles, los estándares deben ser fáciles de usar e implementar. Los gerentes deben poder confiar en ellos repetidamente. Deben ser lo suficientemente precisos para compensar a los diferentes empleados y las circunstancias cambiantes. También deben ser una representación fiel de la tarea.

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En nuestra entrada anterior (Cómo proporcionar retroalimentación efectiva a los colaboradores), hablamos sobre la importancia de la retroalimentación entre colaboradores para cumplir con los objetivos de la empresa sin el afán de criticarlos o menospreciar sus funciones. Una vez entendidas las posiciones de cada parte (superiores y colaboradores), podemos dar pie a la retroalimentación de 360 ​​grados, el proceso de revisión se expande para incluir una variedad de evaluadores. Las evaluaciones se complementan con comentarios de informes directos, colegas de otros departamentos, clientes, proveedores y, por supuesto, compañeros de trabajo inmediatos.

¿Quiénes participan en esta implementación? Puedes invitar a todas las personas con las que interactúa un empleado en el transcurso de su trabajo para brindarles una evaluación completa del desempeño. Dicho esto, los comentarios de 360 ​​grados no son gratuitos para que los evaluadores digan lo que quieran. Es un proceso estructurado destinado a informar la evaluación de desempeño formal completada por el gerente. Aquí hay algunos consejos para implementar con éxito la retroalimentación de 360 ​​grados:

• Selecciona competencias relevantes para que los evaluadores de 360 ​​proporcionen puntajes y omitan las que no tendrán información.
• Incluye descripciones con competencias para que los evaluadores comprendan lo que representa cada opción de puntuación.
• Ofrece a los evaluadores la oportunidad de ampliar sus puntajes y proporcionar comentarios específicos escribiendo comentarios.
• Proporciona una opción de puntuación «no aplicable» (NA) para que los evaluadores no se vean obligados a evaluar con cifras al empleado en cada competencia.
• Considera hacer que los comentarios de 360 ​​grados sean anónimos para que el empleado no vea los puntajes y comentarios de cada evaluador.
• Dale voz al empleado en su revisión haciendo que las autoevaluaciones formen parte del proceso de evaluación.

Mediante la retroalimentación de 360 ​​grados, la evaluación del desempeño de un empleado se completa con los pensamientos y perspectivas de las diferentes personas con las que interactúa en el trabajo. Los empleados tienen una plataforma para brindar comentarios relevantes que pueden impactar positivamente en el desempeño de sus compañeros de trabajo sin causar conflictos en el lugar de trabajo.

Cómo los compañeros de trabajo pueden proporcionar retroalimentación efectiva

La mayoría de los empleados están felices de completar un formulario de comentarios de 360 ​​grados. Pero algunos desconfían de decir algo incorrecto, especialmente cuando el gerente y los recursos humanos del empleado documentan y revisan sus comentarios. Y luego hay otros que son demasiado críticos y dan poca o ninguna retroalimentación positiva.

Encontrar un término medio es clave. Aquí hay algunos consejos que puedes proporcionar a los evaluadores de 360 ​​grados que los alentarán a compartir pensamientos auténticos pero considerados:

• Sé honesto, pero justo: piensa en cada competencia en el formulario de revisión y otorga un puntaje que consideres apropiado en función de su experiencia con el empleado.
• Proporciona comentarios relevantes: consulta las descripciones incluidas en el formulario de revisión para proporcionar comentarios que se alineen con las expectativas de tu empleador.
• Sé específico y minucioso: proporciona ejemplos e información adicional en el campo de comentarios para que el empleado reciba comentarios prácticos que pueda usar para mejorar.
• Mantenlo profesional: está bien ser crítico, pero nunca grosero. Recuerda que los comentarios se analizan antes de compartirlos con el empleado.
• Recuerda que tus comentarios son solamente una parte de la ecuación: tú eres uno de los muchos evaluadores que evalúan a su compañero de trabajo, así que haz todo lo posible para brindar comentarios detallados.

El objetivo de la retroalimentación de 360 ​​grados es ayudar a todos en la organización a mejorar al proporcionar evaluaciones de desempeño integrales. Ten presente estos consejos a medida que avanza en el proceso de brindar retroalimentación a sus colegas y confíe en que lo tratarán con el mismo respeto.

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