Beepquest Crea un plan de auditoría en 5 pasos
Cuando se tiene una empresa la cual busca que pueda obtener algún tipo de certificación o que incluso se necesite saber cómo ha sido la funcionalidad de sus diferentes sucursales hasta el momento, es el momento adecuado para pedir el apoyo de un auditor que empezará a analizar toda una serie de procesos, mostrando los pros y los contras que están entorpeciendo el buen flujo de trabajo, la situación financiera de la misma, y el cómo en base a una organización mejorada, puede mejorar la compañía. Para esto es necesario contar con un plan de auditoría que te mostraremos en estos 5 pasos.
Un plan de auditoría como apoyo
De acuerdo a lo publicado por parte de Restauración News, las auditorías han apoyado a que muchas compañías logren y mantengan lineamientos necesarios, que sirven para llegar a expandir empresas en restauración. Ya sea por parte de un tercero externo o de manera interna, la auditoría crea evaluaciones de los procesos y actividades económicas que corroboran que todo se está haciendo de acuerdo a lo establecido por los mismos dueños, o bien, por alguna otra certificación que se tenga o quiera obtener.
El plan de auditoría resulta como el apoyo vital de cualquiera que vaya a ser auditado, ya que ante un examen crítico, donde se analizará detenidamente la situación actual del solicitante, deberán dejar en claro 5 pasos que van desde el planteamiento, hasta el tiempo límite que tendrá para hacerse, mostrando los resultados finales.
Creando un plan
Una vez pensada la auditoría, es importante checar unos pasos para que esta quede de la mejor forma y se consiga el beneficio requerido.
- Primer paso, ¿Qué se va auditar?: Sin importar el giro de la empresa, es vital saber qué revisión pasaría por la inspección de un auditor. Puede ser desde checar los procesos que llevan para la entrega de algún producto, hasta investigar los estados financieros de cualquier organización. Para esto, previamente se debe de tener preparado con un checklist, todos los documentos, como escrituras de constitución de la sociedad o cuentas y cierres anuales. Estos papeles serán la referencia con la que trabaje el auditor y podrán requerirse más si así lo piden.
- Segundo paso, Proyección de la auditoría: Conocer exáctamente qué es lo que se va auditar, es necesario para acordar el objetivo que se busca. Para esto debe ser claro desde un principio y notificarle al auditor, el propósito por el cual se le solicita su servicio. Puede ser desde que se necesite hacer una revisión regular, hasta conocer problemas internos con soluciones precisas, y en el peor de los casos, un fraude interno que se esté cometiendo. Sin importar el motivo, debe ser acordado desde el inicio.
- Tercer paso, Procesos que se van examinar: Una vez especificados los primeros pasos, es momento de saber la forma en que la empresa va a conseguir respuestas de sus inquietudes a través de la auditoría. En este paso se debe conocer la forma de operación que se hará para recabar la información, ya sea checando datos y estadísticas o hasta por medio de entrevistas al personal, se debe saber la forma de hacerlo para que la empresa esté preparada ante estos movimientos y no afecte sus funciones diarias.
- Cuarto paso, ¿Qué tiempo tomará?: Los resultados de la auditoría son esenciales para el continuo crecimiento de la empresa, por eso se necesita saber las fechas de inicio y término que ésta tendrá, sin un tiempo límite, no será un procedimiento útil.
- Quinto paso, Los auditores: Lo más conveniente para una empresa que busca tener una auditoría imparcial, es contar con el servicio de un tercero, ya que este no se verá afectado por las relaciones internas y su experiencia previa con otras compañías será de beneficio propio.
Una vez que haya terminado la auditoría, no debemos olvidar que sigue siendo un proceso de Mejora Continua para seguir construyendo el futuro, una empresa sólida y de crecimiento.
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