Si la falta de estandarización significa más ambigüedad, una consecuencia inevitable de esto será menos confiabilidad y una calidad menos consistente.
Esto se debe a que no todos los enfoques para una determinada tarea o procedimiento son iguales: existen mejores y peores formas de contestar el teléfono, tomar información importante de un cliente y enviar actualizaciones de estado a tu equipo.
Una de las formas más importantes en que la estandarización puede ayudar a garantizar la calidad es minimizando las posibilidades de que se pasen por alto detalles cruciales. Por ejemplo, si tienes una plantilla para documentos de políticas y procedimientos, puedes usarla para reducir las posibilidades de que alguien omita información crucial.
Al estandarizar los procesos de los que depende tu organización y hacer cumplir esos estándares, estarás garantizando la calidad del resultado final.
En términos generales, la estandarización se asocia con un rendimiento más eficiente y funcional, lo que significa que tu empresa puede reducir el desperdicio y hacer más con los recursos disponibles.
La estandarización promueve la productividad al eliminar la ineficiencia. Este es el resultado de eliminar la ambigüedad y proporcionar control de calidad: las tareas se completan de una manera más eficiente y hay menos problemas de control de calidad de las tareas que no se completaron correctamente la primera vez.
Otro beneficio de eliminar los procedimientos alternativos es la reducción de la competencia y los conflictos malsanos.
Supongamos que tu organización tiene tres sistemas semiformales diferentes para realizar un seguimiento de los flujos de trabajo, cada uno de los cuales tiene su propia circunscripción dentro de la organización. Tres grupos diferentes de personas, tres sistemas diferentes: los conflictos son inevitables.
Incluso si los tres sistemas tienen la misma productividad, tratar de coordinarlos en toda su organización probablemente genere competencia y conflicto entre las tres facciones diferentes.
Si todos aprenden la misma forma de hacer las cosas y se apegan a ella, será más fácil que los equipos trabajen juntos. Esto significa más productividad en virtud de la sinergia y menos tiempo perdido tratando de comunicarse a través de brechas en la comprensión y la práctica.
Sin duda, es poco probable que tres sistemas diferentes para realizar un seguimiento de los flujos de trabajo o realizar cualquier otra tarea importante sean igualmente eficientes. Incluso si lo fueran, todavía tendría sentido estandarizar para reducir el conflicto.
La estandarización es buena para la moral de los empleados
La clave para recordar acerca de la estandarización y la moral de los empleados es que la estandarización ayudará a los empleados a tener una sensación de logro y orgullo. La estandarización no tiene por qué significar monotonía aburrida y falta de creatividad; puede (y debe) significar estándares que cualquiera puede dominar y enorgullecerse de perfeccionar.
“Si se gestiona adecuadamente, el trabajo estandarizado establece una relación entre las personas y sus procesos de trabajo. Esta relación puede mejorar la propiedad y el orgullo por la calidad del desempeño laboral. El resultado es una alta moral y productividad”, afirma Walter McIntyre en su obra Lean and Mean Process Improvement.
Como regla general, todos quieren saber si están haciendo un buen trabajo o no, y quieren saber cómo lograr esa distinción. No saber si uno está haciendo su trabajo correctamente puede ser muy estresante. Tener que disculparse por un trabajo inadecuado o incorrecto puede ser humillante y estresante. Si uno no entendió los estándares de desempeño para empezar, también puede ser extremadamente frustrante.
Si los procesos se rigen por estándares que enseñan a los empleados a realizar un trabajo eficiente y de alta calidad, es más probable que los empleados se sientan dueños y se sientan orgullosos del trabajo que realizan. En lugar de incertidumbre e ineficiencia, el empleado tendrá una forma prescrita para realizar las tareas asignadas que realmente funcione. Es probable que el resultado sea una mayor moral de los empleados.
Lo que esto significa es que la conexión entre los estándares y la moral de los empleados se trata fundamentalmente de que los empleados puedan enorgullecerse de los logros. Si el proceso estandarizado es eficiente, evita la frustración innecesaria y guía a los empleados para lograr algo significativo y que valga la pena, los empleados tendrán todas las razones para enorgullecerse del trabajo que están haciendo.
Acompáñanos en nuestra siguiente entrega para comprender por qué la estandarización significa un mejor servicio al cliente.
