Beepquest 5 Pilares cruciales para optimizar un proceso de supervisión
La estandarización de procesos en cualquier empresa u organización es indispensable para parametrizar, normalizar y ejecutar tareas con consistencia y en mejora continua. Un estudio realizado por el Centro Nacional de Consultoría CNC y Confecámaras en Colombia, asegura que realizar esfuerzos por estandarizar procesos disminuye los costos de producción, y aportan en promedio un 9.3% más a la productividad. Además, la estandarización te llevará a realizar un estudio de todos tus procesos, a un protocolo de acción establecido, y a la especialización de tareas y procesos por parte de tu equipo.
El camino a la estandarización, es por excelencia la supervisión. Tener ojos en campo aseguran que los protocolos establecidos se lleven a cabo al pie de la letra, permite mitigar errores, y encontrar áreas de mejora en la vertical de tu proceso. Sin embargo, se estima que el 92% de las empresas que tienen un proceso de supervisión, no son capaces de procesar el ancho de la información recolectada de manera efectiva, convirtiéndola indiferente y casi obsoleta a participar en la toma de decisiones estratégicas de optimización.
Entre los errores más comunes, encontramos que la información que las empresas estudian, suele ser en su mayoría representante del pasado desde días, hasta semanas atrás., no suele ser contextual, o no son evidenciables, y su alcance no permite el rendimiento de cuentas objetivas.
Aquí te mostramos cinco pilares que empresas grandes y pequeñas utilizan para constar de un proceso de supervisión a la vanguardia que revela información crucial para sus tomas de decisiones estratégicas:
1. Digitalización de proceso de supervisión
Es sorprendente que en 2021, todavía haya tantas empresas con un proceso de supervisión capturado con puño y papel. Las desventajas son evidentes; altos costos en impresión de papel, formatos que rápidamente se vuelven obsoletos, errores en la captura de datos, tiempos muy extensos para el procesamiento de información, entre otros. Sin embargo, empresas pequeñas y grandes con un proceso de supervisión digitalizado simplemente tienen un procesamiento y análisis de información que está a otro nivel, años luz por delante de estas empresas “prehistóricas”.
La realidad es que en un mercado competitivo, estar a la vanguardia de la tecnología es indispensable para alcanzar la demanda de un mundo moderno en rápida evolución.
Empresas pequeñas y corporativos con excelencia operativa están siempre en búsqueda de herramientas que les permitan digitalizar, monitorear, analizar y controlar sus operaciones.
Lo mejor de todo es que existen herramientas como BeepQuest, con tecnología de punta, flexibilidad y robustez, que cuentan con planes accesibles para empresas de cualquier tamaño, permitiendo a empresas poder garantizar sus procedimientos, recolectar información organizada y en tiempo real, y revelando información relevante para la toma de decisiones estratégicas que otras empresas simplemente no pueden obtener.
2. Procesamiento de información en tiempo real
Las empresas que tienen procesos en constante mejora continua requieren de mucho más que un checklist digitalizado para poder optimizar sus procesos. Estas, necesitan poder centralizar toda la información que reciben en tiempo real, y visualizarla en dashboards específicos para la estandarización de sus KPI’s. Te recomendamos escuchar de Enrique Barrón, encargado del área de sistemas en Steren, explicar sus estrategias para maximizar el procesamiento de información recolectada en tienda.
3. Integración a la arquitectura de información
Para maximizar la información recolectada en tienda, es necesario encontrar una herramienta que pueda integrarse con el resto de tu arquitectura de sistemas para poder comunicar con API’s de entrada y salida de información entre tus herramientas de digitalización de operaciones y tus sistemas de BI.
4. Automatización para supervisión
Además de procesar y analizar información. Las empresas con operaciones de vanguardia buscan automatizar el flujo de tareas, las acciones preventivas y correctivas a incidencias, así cómo el monitoreo de requisiciones emitidas a sus unidades. Con BeepQuest, cientos de empresas han automatizado flujos para que los resultados capturados en una supervisión, generen automáticamente acciones puntuales que se distribuyen al equipo para una rápida acción de mejora continua.
Sus equipos están además empoderados para poder reportar cualquier incidencia y canalizar inmediatamente al área encargada de resolverla, asegurando una rápida reacción a cualquier siniestro. Distintas áreas de las empresas, pueden emitir requisiciones a todas o algunas de las unidades, para así asegurar que todas sus unidades sigan al pie de la letra las estrategias de optimización, promoción y mejora continua.
5. Adaptabilidad de procesos
Es claro que los procesos de mejora continua siempre están en constante cambio. No tener tus procesos digitalizados puede volver muy laborioso mantener todos los formatos de captura de información actualizados, y los flujos operativos estandarizados con los manuales operativos más recientes.
Con una herramienta cómo BeepQuest, las empresas actualizan sus procesos en tiempo real y aseguran así poder siempre mejorar continuamente adaptando sus herramientas de información a sus procesos, en vez de adaptar sus procesos a sus herramientas de información.
Si quieres conocer más sobre cómo tú puedes comenzar a optimizar tu operación, sin importar el tamaño de tu empresa, dirígete a https://www.beepquest.com o solicita un demo arriba.
