Beepquest Procedimiento de auditoría de procesos. Lo que todos deben saber.
Con el paso del tiempo, cualquier tipo de empresa puede caer en un gran error que difícilmente llegan a notar, y es que si bien los años pueden ser significado de experiencia, también pueden considerarse una rutina sino es que esta ha logrado una mejora continua. Es por esta razón que cuando las personas principales encargadas del desarrollo y crecimiento del negocio, buscan mejorar los sistemas de control, realizan una auditoría de procesos.
¿Cómo funciona la auditoría de procesos?
Una vez que una compañía busca el asesoramiento o el apoyo para buscar ciertos factores que pudiera mejorar y aprovechar dentro de su desarrollo, es cuando realiza una auditoría de procesos. La función principal de esto, es poder evaluar los sistemas de control en busca de diferentes factores buenos y malos, para después mejorar su rendimiento.

Los KPI
Los indicadores de rendimiento que son conocidos por sus siglas en inglés como KPI (key performance indicator) son una herramienta que sirve para medir, entender y cuantificar, los objetivos de cualquier empresa, con esto se conoce si la compañía va por buen camino y está alcanzando sus metas de acuerdo a lo establecido, o bien si es necesario aplicar ciertas correcciones dentro del plan.
¿Cómo se lleva a cabo?
Este tipo de evaluación generalmente es llevado por terceros que pertenecen a una organización y basan su operación en la norma ISO 9001, además cuentan con un diagnóstico imparcial y serán los encargados de las fases a llevar durante este tiempo, como son:
- La planificación: El primer paso para toda auditoría es contar desde el principio con una gran planificación, en esta etapa es donde se conocerán los procesos y se evaluarán, de esta forma determinarán los puntos fuertes y las posibles fallas dentro de cualquier unidad que se tenga.
- Identificar errores: Una vez que se conocieron los procedimientos y encontraron fallas dentro de la misma, se analizará su causa, ya sea por mala función de maquinaria, capacitación de los trabajadores o hasta un déficit de comunicación. sin importar el tipo que sea, en este punto quedará determinado cuál es o cuáles son.
- Controles internos: La administración de la empresa a la que se le está haciendo la auditoría de procesos, responde para mitigar los riesgos que tienen o puedan tener, y con esto la organización externa se enfoca en una estrategia a realizar, aplicada a la información financiera, de operaciones y hasta de todas las cuestiones que tienen que ver con la parte legal.
- Las pruebas: Una vez que se pone en marcha el cambio, el siguiente paso a seguir es probar los cambios que se han hecho a los controles internos, con esto se asegura de las fallas y problemas que existían antes han desaparecido o bien, se pueden todavía evitar, antes de seguir con los procesos. Una suma de evaluaciones tanto de observación, física o hasta de seguridad, son checadas minuciosamente para determinar el visto bueno y su validación.
- Supervisión: Otro elemento que en raras ocasiones se llega a olvidar o se deja de hacer, es cuando una vez terminados los anteriores puntos, se creé erróneamente que esto ha terminado. Aunque es un hecho que se alcanzó con éxito la auditoría de procesos, esta debe continuar dentro de una supervisión periódica donde se asegure una mejora continua.
Un paso hacia el futuro
Aunque comúnmente las auditorías de procesos se hacían de forma presencial, el avance tecnológico y situaciones externas como la pandemia a causa del Covid 19, han creado un cambio en donde estas organizaciones pueden hacer todo vía remota, asegurando la misma funcionalidad que antes. Tal como lo cuenta “El Financiero” si bien es un gran recurso poderlo hacer de esta manera, es muy importante poder controlar la seguridad de los datos que deberá ser asegurada por su totalidad por quienes presten este servicio.
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