Beepquest Reporte incidencias ¿Que son? Y ¿Por qué son importantes?
Reporte de Incidencias
Un reporte de incidencias es aquella herramienta que te ayudará a prevenir o resolverá un posible problema que haya nacido de manera imprevista dentro de alguna de tus sucursales. Toda aquella situación no planeada podrá ser solucionada en un tiempo óptimo, o bien, esta será evitada debido al registro realizado para que no vuelva a afectar en el futuro y que, por lo mismo, no cause pérdidas económicas ni algún otro tipo de variedad que no sea controlada por ti. Sin duda, esto es un gran apoyo y de primera necesidad para tu área de soporte.
Este formato tendrá una serie de detalles claros y específicos de cada unidad (problemas, necesidades, contratiempos, pérdidas, etc.) pero que estará estandarizado con todas las demás, porque aunque la comunicación haya sido importante desde el primer día, podrá haber muchas situaciones no planeadas y difíciles de controlar que saldrán de manera inesperada y que deberás atender de inmediato para darle solución.
Medición en un reporte incidencias
Aunque el reporte de incidencias puede variar dependiendo las características de tu empresa y estar personalizado según sus necesidades, deberás de medir algunos puntos importantes que establezcan el paso a paso a seguir para el entendimiento del problema y la solución.
Define el tipo de incidencia
Esta puede ser una actividad que no salió como lo esperabas, que tuvo algún retraso inesperado o que causó algún problema dentro de cualquiera de tus sucursales. Definiendo esto en un reporte, catalogar el procedimiento anterior con el fin de evitarlo más adelante o que no entorpezca el funcionamiento habitual de la unidad encontrando una solución definitiva.
Acciones a corregir
Una vez encontrado o definido el problema, se pueden proponer diferentes soluciones que sean aplicadas tanto al lugar de origen como a sus demás sucursales similares, utilizando a la primera de ejemplo y aplicándola para las demás con la experiencia previa.
Análisis estadísticos
Cuando se ha definido el problema y posibles soluciones, es importante checar las estadísticas obtenidas donde se ha evaluado el funcionamiento hasta el momento y analizar si lo que afectó en el pasado el rendimiento dentro de tu sucursal ha sido resuelto de la mejor manera posible y con una mejora continua que evite vuelva a pasar lo mismo.
Beneficios del reporte incidencias
Tan pronto vayas avanzando en este proceso, tendrás un mejor entendimiento en los problemas a solucionar dentro de tus unidades y sabrás perfectamente la forma de hacerlo. Tal y como nos dice CEUPE Magazine, una correcta gestión de las incidencias nos dará:
- Mayor control en la monitorización del servicio.
- Aumento de la productividad de los usuarios al disminuir los tiempos de indisponibilidad de los servicios.
- Optimización de los recursos destinados al soporte del servicio.
- Una base de conocimiento amplia y bien estructurada que permite identificar rápidamente las acciones a llevar a cabo a la hora de restaurar un servicio.
Será más clara la comunicación que tendrás con tu personal y estos a su vez se podrán manejar mejor, te dirán de forma específica lo que está sucediendo en tiempo y forma, sin dejar malos entendidos sobre las funciones individuales y del equipo en general. Finalmente, ya contarás con un esquema de pasos a seguir para cada situación, evitando sorpresas desagradables que causen muchos dolores de cabeza.
Muchas veces se puede pensar que optimizar procesos puede ser muy complicado y difícil de entender, pero lo cierto es que de no hacerlo así y con personal capacitado, pueden pasar y se repetirán los mismos problemas una y otra vez que afectará cada vez más a una o varias unidades dentro de tu empresa, afectando claramente los ingresos y ocasionando pérdidas. De lo contrario, podrías tener un caso de éxito como Fisher´s México que decidieron trabajar con nosotros y quedaron muy satisfechos con nuestros servicios.
Si quieres conocer más sobre cómo tú puedes comenzar a optimizar tu operación, sin importar el tamaño de tu empresa, dirígete a https://www.beepquest.com o solicita un demo arriba.
